Standardowy SaaS jest fenomenalny. Zaczynasz w 10 minut, miesięczna płatność, gotowe integracje, ktoś inny pilnuje uptime'u. W pewnym momencie jednak każdy dojrzewający biznes uderza w sufit: narzędzie jest "prawie dobre", ale te 2-3% braku dopasowania kosztują dziennie godziny ręcznej pracy. Poniżej pięć sygnałów, że pora rozważyć dedykowane rozwiązanie - i prosty sposób, żeby to policzyć.

Sygnał 1 - Zespół codziennie obchodzi narzędzie

Klasyczny scenariusz: SaaS "prawie" pasuje, ale nie obsługuje jednego konkretnego flow. Zespół tworzy obejście - arkusz Excel z makrami, ręczne kopiowanie między dwoma narzędziami, "skrypty wieczorne" na laptopie księgowej.

To wszystko działa, dopóki działa. Ale to są długi technologiczne - przy zmianie pracownika, przy aktualizacji jednego z systemów, wszystko może runąć w jeden dzień.

Test: jeśli odpowiedź na "jak to działa" zawiera "Beata to robi w piątki po południu", masz problem.

Sygnał 2 - Płacisz za 100% funkcji, używasz 20%

Większość SaaS-ów wycenia się "per user" i obejmuje wszystko. W praktyce używasz może pięciu funkcji, ale za pozostałe trzydzieści też płacisz. Przy 30 osobach po 80 zł/mc to 30 000 zł rocznie za funkcje, których nikt nie tknął.

Dedykowana aplikacja zwykle ma wyższą cenę startową, ale stałą - nie skaluje się z liczbą użytkowników. Dla zespołów powyżej 15-20 osób ten próg ROI często wypada na korzyść własnego rozwiązania.

Sygnał 3 - API jest tym, czego potrzebujesz, ale brakuje go

SaaS ma webhook do tworzenia obiektów, ale nie do ich aktualizacji. Albo dokumentację API z 2020 r., której nikt nie aktualizuje. Albo limity wywołań tak niskie, że Twój przepływ danych ich nie mieści.

W tym momencie zaczynasz wymyślać kreatywne obejścia: cron z headless browser, scraping własnego panelu, "scheduled exports" do CSV plus skrypt importujący. Każda taka warstwa zwiększa ryzyko awarii.

Sygnał 4 - Dane wrażliwe, a Ty nie wiesz, gdzie są

Wraz z RODO sprawa się skomplikowała. Wiele dobrych SaaS-ów trzyma dane na serwerach poza EOG. Dla części branż (zdrowie, edukacja, finanse, zamówienia publiczne) to dyskwalifikuje narzędzie - nawet jeśli funkcjonalnie pasuje. Standardowe klauzule SCC pomagają, ale nie zawsze wystarczą.

Dedykowana aplikacja może być uruchomiona na infrastrukturze, którą wybierasz Ty: VPS w Polsce, on-premise, prywatna chmura. Kontrola nad lokalizacją danych jest funkcją.

Sygnał 5 - Twój proces jest specyficzny, nie tylko "Twoja firma"

SaaS-y obsługują typowy proces dla danej branży. Jeśli Twój flow jest naprawdę inny - bo łączy obsługę B2B z B2C, bo masz nietypowe SLA, bo pracujesz z marżą per partia, a nie per produkt - SaaS będzie pasował tylko do 60% Twojej pracy.

Próba dopasowania (wymuszanie procesu pod narzędzie) zwykle kończy się utratą tej różnicy konkurencyjnej, dzięki której biznes w ogóle istnieje. Lepiej zbudować narzędzie pod proces niż dopasować proces pod narzędzie.

Jak policzyć, czy się opłaca

Prosta arytmetyka:

  1. Koszt ukryty SaaS: licencje × 12 mies. + (godziny ręcznej pracy × stawka × 12).
  2. Koszt dedykowanego MVP: wycena projektu + utrzymanie 12 mies. (zwykle 15-25% kosztu projektu).
  3. Punkt zwrotny: kiedy (1) > (2) w ciągu 18-24 miesięcy.

Jeśli punkt zwrotny mieści się w 2 latach, własne MVP się opłaca. Większość projektów, które realizujemy, zwraca się w 12-18 miesięcy.

Pierwsze kroki

Nie zaczynaj od kodu. Zacznij od warsztatu zakresu - 90 minut z osobą, która zna proces od strony biznesowej, plus inżynier. Wyjdziecie z trzema rzeczami: mapą procesów, listą najpilniejszych funkcji, orientacyjną wyceną.

Zobacz, jak pracujemy nad dedykowanymi aplikacjami albo umów bezpłatną rozmowę - jeśli SaaS Cię uwiera, w 30 minut sprawdzimy, czy MVP ma sens w Twoim przypadku.